Privacyverklaring

NED fire & security b.v. verwerkt voor het vervullen van haar taken als beveiligingsbedrijf persoonsgegevens van zakelijke relaties. In onderhavige privacyverklaring leest u precies welke persoonsgegevens we van onze zakelijke contacten verzamelen en waarvoor we deze gebruiken.

Wettelijke verplichting als gevolg van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna AVG)

NED fire & security b.v. vindt het vertrouwelijk behandelen van uw gegevens belangrijk vanuit morele principes, daarom worden privacy gevoelige gegevens verwerkt in overeenstemming met hetgeen de wetgever op het vlak van privacy bescherming eist. Als verwerker van persoonsgegevens van onze zakelijke contacten dienen we derhalve om te gaan volgens de regels uit de AVG. Deze verordening is afgeleid van de Europese verordening
“General Data Protection Regulation” welke op 25 mei 2018 in werking is getreden en geldt voor de gehele Europese Unie.

Persoonsgegevens

Volgens de AVG zijn persoonsgegevens alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Vanuit zakelijk motief ontstaat regelmatig contact met medewerkers van onze respectievelijke bedrijven. De combinatie in voorkomende gevallen van naam en (mobiel) telefoonnummer maken de medewerkers al identificeerbaar. Reden waarom wij zorgvuldig dienen te handelen ten aanzien van deze gegevens.

Waarvoor staan deze persoonsgegevens ten dienste?

Voor onze bedrijfsvoering kunnen wij niet zonder de persoonsgegevens van klanten. Zo hebben we deze bijvoorbeeld nodig voor:

*  het uitbrengen van offertes;

* het aangaan van onderhouds-, service- en meldkamercontracten;

* het plaatsen of verwijderen van door klanten gewenste beveiligingsinstallaties (in de breedste zin van het woord);

* het afstemmen met projectleiders, beveiligingsverantwoordelijken binnen de organisatie van onze klanten;

* het factureren en incasseren van rekeningen;

* het verbeteren van onze dienstverlening;

* het oplossen van storingen aan installaties;

* het garanderen van alarmopvolging bij calamiteiten;

* het inschakelen van hulpdiensten indien nodig;

* etc.

Optimale bescherming

In overeenstemming met de AVG verwerken wij persoonsgegevens waarbij we de volgende aanpak hanteren.

  1. Doelmatig gebruik

Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk voor de uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten. De verstrekte gegevens beperken zich in de meest voorkomende gevallen tot naam en (mobiel) telefoonnummer van medewerkers. Dat beperkt de complexiteit in ons geval ten aanzien van de compliancy aan de AVG.

Niet langer bewaren dan noodzakelijk

Persoonsgegevens bewaren we niet langer dan noodzakelijk voor onze  bedrijfsactiviteiten. Dat betekent dat we uitsluitend actuele persoonsgegevens hanteren. Dus eventuele personeelsmutaties bij onze zakelijke contacten worden verwerkt zoals hiervoor geschetst. De gemuteerde contactgegevens van medewerkers van onze zakelijke contacten worden vastgelegd in de daarvoor bestemde velden in de software welke worden overschreven met nieuwe beschikbaar gekomen gegevens. We bewaren de “oude” gegevens derhalve niet.

  1. Veilige bewaarplaats

Persoonsgegevens bewaren we op een veilige plek waarbij alle noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen om verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang in acht worden genomen.

Digitaal
Per gebruikte applicatie is een passend beveiligingsniveau van toepassing, analoog aan onze primaire processen: het verzorgen van beveiligingsmaatregelen (fysiek, digitaal en organisatorisch) voor onze zakelijke contacten.

Fysiek

Ons kantoorpand kent een hoogwaardige beveiligingsconstructie waarbij we toegangscontrole-, cameratoezicht en ook een alarmsysteem met opvolging toepassen. Een en ander is ingericht zodat het optimaal toeziet op voorkoming van calamiteiten en diefstal van data.

  1. Uitsluitend geautoriseerde toegang

Alleen daartoe geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot plekken waar wij persoonsgegevens bewaren van onze zakelijke contacten. Het toegangsbeheer is beperkt tot eigen medewerkers en eventueel ingehuurde medewerkers die een screening hebben gehad en een vertrouwelijkheidsverklaring hebben ondertekend. Zij mogen uitsluitend gegevens muteren die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten. We houden een logging bij van mutaties en beoordelen deze periodiek op rechtmatigheid.
Delen van gegevens met externe partijen

Uitsluitend, indien in voorkomende gevallen, externe partijen persoonsgegevens van onze zakelijke contacten nodig hebben of in een situatie dat autoriteiten persoonsgegevens bij ons opvragen zullen wij die verstrekken. Hierbij wordt de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht genomen. Wij verkopen geen persoonsgegevens voor commerciële doeleinden aan derden.

Wettelijke verplichtingen

Indien wettelijke verplichting of regelgeving ons dwingt persoonsgegevens te verstrekken aan overheidsinstanties (bijv. Politie en Justitie, Belastingdienst/FIOD) zullen wij aan deze verplichting voldoen en hierover geen mededelingen doen aangaande het onderzoek waartoe deze gegevens zijn opgevraagd.

Noodzakelijk voor bedrijfsvoering

Om op efficiënte en effectieve wijze onze bedrijfsactiviteiten te realiseren, werken wij samen met externe partijen waaronder ICT leveranciers aan kantoorautomatisering, ERP software, aannemers en aanbieders van meldkamercontracten. Indien deze andere partij of instantie persoonsgegevens voor ons verwerkt of ontvangt, moet deze partij een verwerkersovereenkomst tekenen waarin precies is vermeld welke gegevens zij moeten verwerken en hoe zij de gegevens beveiligen. Op deze wijze borgen we voor een heel belangrijk deel dat externen net zo zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan als
NED fire & security b.v.

Wij maken uitsluitend gebruik van in Nederland of Europa gevestigde partners waardoor er geen afzonderlijke afspraken behoeven te worden gemaakt om aan de AVG te voldoen.

Vertrouwelijkheid

Iedereen die bij NED fire & security b.v. toegang heeft tot de persoonsgegevens van onze zakelijke contacten, dient hier zorgvuldig mee om te gaan en is gebonden aan een geheimhoudings- vertrouwelijkheidsverklaring die wij intern hanteren en zorgvuldig bewaren in daartoe geëigende systemen. In deze verklaringen staan de afspraken die wij met onze medewerkers hebben gemaakt over de toegang tot vertrouwelijke gegevens. Daarnaast geldt dat onze medewerkers periodiek een zogenoemde Verklaring van Betrouwbaarheid dienen te verstrekken. Deze maatregel is verplicht gesteld vanuit de beveiligingsbranche en daarop wordt toezicht gehouden. Een voorbeeld hiervan is de toetsing aan BORG welke jaarlijks wordt uitgevoerd.

Uw rechten

Als zakelijk contact van NED fire & security b.v. heeft u recht op inzage, verbetering, aanvulling en verwijdering van uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt. Daartoe kunt u contact met ons opnemen via telefoonnummer 0575-588391 of uw verzoek mailen naar compliancy@nedfs.nl.
Wij zullen een dergelijk verzoek binnen 14 dagen beantwoorden.

Recht op inzage

Als u een verzoek tot inzage indient, laten we u zien welke data wij vastleggen, hoe we er aan komen, wie deze binnen onze organisatie ontvangt en waarvoor we deze gebruiken.

Recht op aanvullen, verbeteren, wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens

Indien u constateert dat persoonsgegevens onjuist in onze systemen zijn verwerkt, heeft u het recht om deze aan te laten passen. Indien gegevens onoverkomelijke onjuistheden bevatten, heeft u het recht deze te laten verwijderen. Wij zullen in een dergelijk geval per direct de data verwijderen behoudens NED fire & security b.v. genoodzaakt is vanuit wettelijke verplichting deze data beschikbaar te hebben.

Recht van data overdracht

Op uw verzoek moeten we persoonsgegevens die wij van u hebben verkregen overdragen aan u of een door u aangewezen organisatie. Deze gegevens hebben vaak betrekking op een door u eventuele wens naar een andere beveiligingsorganisatie, meldkamer of anderszins over te stappen. In die gevallen zijn wij gehouden medewerking te verlenen voor zover mogelijk.

 

Vragen?

U kunt altijd terecht met uw vragen rondom de verwerking van persoonsgegevens binnen onze organisatie door te mailen naar: compliancy@nedfs.nl.
Mocht u er met ons niet uitkomen dan kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze organisatie houdt toezicht op de naleving van de AVG en andere wettelijke of vanuit regelgeving verplichte bescherming van persoonsgegevens. U kunt voor deze procedure meer informatie vinden op: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Uiteraard zijn u en wij niet gebaat bij een dergelijke procesgang en zullen wij er alles aan doen om uw vragen adequaat te beantwoorden.

Voor wie?

Deze privacyverklaring geldt voor alle (potentiële) zakelijke contacten van NED fire & security b.v..

Websitegebruik en Cookies

Wij maken vanuit onze website gebruik van Cookies. Dat zijn eenvoudige kleine bestandjes die op de harde schijf worden opgeslagen na benadering van onze website. Met deze Cookies verzamelen wij geen persoonsgegevens maar gebruiken deze uitsluitend om het gebruik van onze website te vergemakkelijken en ook onze vindbaarheid te vergroten. Cookies kunnen ten alle tijde worden verwijderd aan de hand van de instellingen van uw webbrowser.

Tot slot

Deze privacyverklaring is een dynamisch document en kan indien de wet- of regelgeving ons daartoe aanzet op onderdelen worden aangepast. Wij zullen zorgen dat in voorkomende gevallen deze verklaring naar de geest van de wet wordt aangepast.